Tipps für die Webkonferenz: So gelingt das Treffen im Internet

Die Teilnahme an einer Webkonferenz ist aus dem beruflichen oder privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Immer mehr Menschen nutzen diese Kommunikationsform, oder müssen es. Und immer mehr Menschen organisieren selbst Online-Angebote mit Videochat. Dabei tauchen dann viele Fragen auf: Wie organisiert man eine Webkonferenz? Was muss ich bei der Durchführung eines Web-Seminars beachten? Welche Verhaltensregeln gelten im Web-Meeting? Für eine schnelle Übersicht und alle, die sich jetzt an diese Form der Kommunikation herantasten, ist dieser Beitrag. Ich zeige, welche Grundsätze es gibt und was man beachten kann, damit die Webkonferenz gelingt.

Hintergrund: Die Webkonferenz als Alternative zum Treffen vor Ort

Grundsätzlich ist eine Webkonferenz nichts anderes als ein Treffen von zwei oder mehreren örtlich voneinander getrennten Menschen mit Hilfe des Internets. Für die Kommunikation nutzen sie in der Regel ein Webkonferenzsystems, das auf Smartphone, Desktop-PC oder Tablet läuft. Die Begriffe Webkonferenz, Web-Meeting, Online-Meeting oder Videokonferenz werden meist synonym gebraucht.

Der große Unterschied von Webkonferenzen zu Telefonaten oder zu Telefonkonferenzen ist, dass nicht nur die Stimme übertragen wird, sondern dass man sich gewöhnlich auch sehen kann. Außerdem ist es möglich, zusätzliche Informationen in Form von Präsentationen oder anderen Dokumenten zu zeigen und auszutauschen. Welche technischen Möglichkeiten es dafür gibt, hängt vom Webkonferenzsystem ab, das man einsetzt (s. u.).

Mit Hilfe von Webkonferenzen lassen sich viele Präsenztermine ins Internet verlegen. Für eine Präsentation muss man zum Beispiel nicht mehr zum Kunden fahren. Studierende müssen den Hörsaal nicht mehr betreten, sondern können der Vorlesung am Laptop folgen. Und die Mitglieder eines Projektteams tauschen sich aus dem Home-Office heraus aus, um die erforderlichen Schritte zum nächsten Meilenstein am virtuellen Whiteboard zu skizzieren.

Aber auch für Trainer*innen sind Online-Meetings interessant. Sie können bestimmte Dienstleistungen als Online-Seminar bzw. als Web-Seminar aufbereiten und anbieten. Damit kann das jeweilige Dienstleistungsangebot um einen interessanten Kanal erweitert werden. Gleiches gilt für Coaches und Berater*innen. Webkonferenzen ermöglichen neue Formate der Online-Beratung und eine Ausweitung der Beratungspraxis.

Was sollte man bei einer Webkonferenz beachten?

Bei der Organisation und Durchführung von Webkonferenzen sind ein paar Punkte wesentlich. Zu ihnen gehören:

• Der Anlass und das Ziel der Webkonferenz
• Die eingesetzte Technik
• Das Webkonferenzsystem
• Die Teilnehmenden und ihre Rolle
• Netiquette und Verhalten

Wer sich an diesen Punkten orientiert, kann sie wie eine Checkliste abarbeiten. Ich beschreibe im Folgenden, was dahintersteckt. Für diejenigen, die sich näher informieren wollen, habe ich einige Verweise zu externen Quellen verlinkt.

Der Anlass und das Ziel der Webkonferenz

Anlässe und Möglichkeiten für Treffen im Internet gibt es viele. Grundsätzlich ist zu beachten: Die Technik ermöglicht zwar eine große Bandbreite der Kommunikation und eröffnet dadurch viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Austausches, aber sie kann nicht alle Vor-Ort-Treffen vollständig ersetzen.

Bei der Frage, ein Online-Meeting sinnvoll ist oder nicht, hilft der gesunde Menschenverstand. Genauso wie nicht alles am Telefon besprochen werden kann, ist auch das Online-Treffen per se nicht immer ideal.

Die Medienreichhaltigkeitstheorie beispielsweise gibt einen guten Anhaltspunkt für die Wahl der richtigen Medien. Das Maß der Vertraulichkeit oder die Komplexität einer Aufgabe sind dabei Gradmesser für die Tauglichkeit einer Webkonferenz.

Für Coachings oder Bewerbungsgespräche beispielsweise gilt: Sie können online stattfinden, aber ein besseres Gefühl für den Menschen gegenüber bekommt man, wenn die Beteiligten sich vor Ort in die Augen schauen. Das kann ich aus eigener Erfahrung bekräftigen.

Tipp: Bei der Planung eines Online-Meetings oder eines Web-Seminars geben der Anlass und die Ziele die Richtung vor. Mögliche Leitfragen sind:

• Wer ist die Zielgruppe?
• Was genau soll erreicht werden?
• Welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung?
• Welche Informationen sind erforderlich und welche Aufgaben müssen erledigt werden?
• Sind Informationsaustausch und Aufgabenerledigung per Internet möglich?

Die eingesetzte Technik

Bei der Planung eines Online-Meetings oder eines Web-Seminars ist zu berücksichtigen, dass nicht alle Beteiligten technisch gut aufgestellt sind. Daher sollten man folgende Fragen nochmal in den Fokus nehmen:

• Welche technische Ausstattung hat die Zielgruppe voraussichtlich?
• Was muss sie für eine erfolgreiche Teilnahme wissen bzw. können?

Die technische Ausstattung zur Durchführung einer Webkonferenz ist oft unproblematisch. Zur Grundausstattung gehören ein Desktop-PC, ein Smartphone oder ein Tablet, auf dem das eingesetzte Webkonferenzsystem (s. u.) stabil läuft sowie ein Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite.

Zur Übertragung von Stimme und Bildern kommen Mikrofon, Lautsprecher und eine webtaugliche Kamera zum Einsatz. All das bringen Smartphones und Tablets in der Regel bereits mit. Gleiches gilt auch für viele Laptops.

Wer vor dem Desktop-PC sitzt muss Lautsprecher und Mikrofon (bzw. Headset) sowie eine Kamera wahrscheinlich nachrüsten. Dafür gibt im Fachhandel günstige Geräte. Für gewöhnlich ist es einfach, sie an den Rechner anzuschließen.

Für alle Geräte gilt: Nicht immer sind Mikro und Kamera standardmäßig freigeschaltet. Dazu muss ggf. in der Systemsteuerung erst eine entsprechende Erlaubnis für den Zugriff gegeben werden. Nicht jede/r Nutzer*in weiß das. Und manchmal ist das Videobild unscharf, weil die Laptop-Kamera noch mit Kreppband abgeklebt ist.

Tipps: Auch im Jahr 2020 darf man nicht voraussetzen, dass jeder einen schnellen Internetanschluss hat. Das kann dazu führen, dass Videos während eines Online-Meetings ins Stocken geraten oder Ton unverständlich ist. Wer externe Referent*innen zum Online-Meeting einlädt, sollte vorher unbedingt prüfen, ob deren Internetleitung stabil ist. Außerdem: Ein Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) verbessert häufig die Klangqualität.

Das Webkonferenzsystem

Häufig stellt sich auch die Frage: Welches Webkonferenzsystem ist am besten für mich geeignet? Die Antwort hängt sehr davon ab, was man umsetzen will (s. Anlass und Ziele). Und natürlich auch von der Bereitschaft, was man für das Webkonferenzsystem ggf. bezahlen will.

Erfreulich ist: Das Angebot an Webkonferenzsystemen wächst, so dass für viele Einätze ein passendes und kostengünstiges Tool verfügbar ist. Damit wächst aber auch die Qual der Wahl. Auch hierfür hat Wikipedia eine Liste mit Lösungen für Webkonferenzen, die einen guten ersten Überblick vermittelt.

Zu den Funktionen, die sich für die Durchführung von Webkonferenzen als hilfreich erweisen haben bzw. bereits zum Standard vieler Konferenzsysteme gehören u.a.:

• Die Zuweisung von unterschiedlichen Rollen während der Sitzung (z.B. Moderation, Präsentation, Teilnehmende)
• Das Hochladen und Anzeigen von Präsentationen oder Dokumenten
• Chatfunktionen, über die Teilnehmende ein Feedback geben können, auch wenn die Mikrofone ausgeschaltet sind (hilfreich bei großen Gruppen)
• Icons für Statusanzeigen der Teilnehmenden (ebenfalls hilfreich bei Großgruppen)
• Ein integriertes virtuelles Whiteboard, zum Entwickeln von Ideen und Gedanken (z. B. zum Erstellen einer Mindmap)
• Eine Telefonkonferenz-Funktion. Diese erlaubt es Teilnehmenden, die über keinen oder nur über einen instabilen Internetzugang verfügen, sich per Telefon in die Webkonferenz einzuwählen.

Ein wichtiger Punkt noch ist der Datenschutz bei der Durchführung von Webkonferenzen. Er sollte nicht vernachlässigt werden. Die Landesschutzbeauftragte des Landes Schleswig-Holstein hat jetzt gerade in einer Pressemittelung darauf hingewiesen und ein Merkblatt zu datenschutzrelevanten Aspekten von Webkonferenzen veröffentlicht (Stand April 2020).

Sollte es in diesem Punkt Unsicherheiten geben, ist vielleicht das klassische Telefonat oder die Telefonkonferenz die bessere Wahl. Gerade bei Coaching oder anderen vertraulichen Beratungen.

Die Teilnehmenden und ihre Rollen

In Webkonferenzen haben die Teilnehmenden unterschiedliche Rollen und Funktionen. Es gibt die Rolle der Moderation, die/den Präsentator*in und die übrigen Teilnehmenden. Sie alle können mit Mikro und Kamera zugeschaltet sein, um einen aktiven Part zu übernehmen. Aber das ist muss nicht immer der Fall sein. Es gibt auch Webkonferenzen, bei denen die Teilnehmenden dem Verlauf nur stumm folgen.

Die Moderation leitet die Webkonferenz. Sie steuert die Technik und kommuniziert mit den Anwesenden. Sie kann den Teilnehmenden Funktionen und Rechte zuweisen (z. B. Präsentationsrechte) oder entziehen (z. B. das Mikro stumm schalten). Bei größeren Webkonferenzen hat es sich als hilfreich erwiesen, wenn sich mehrere Personen die Moderation teilen. Eine Person konzentriert sich dabei auf Inhalt und Austausch, die andere auf die technische Begleitung (z. B. Betreuung des Chats).

Eine Klärung und Erklärung der Rollen zu Beginn der Webkonferenz sollte erfolgen, wenn die Teilnehmenden sich nicht kennen, über den Ablauf nicht informiert sind oder mit den Funktionen des Webkonferenzsystems nicht vertraut sind (s. auch eingesetze Technik und Webkonferenzsystem).

Tipps: Gerade in Webkonferenzen, bei denen sich die Teilnehmenden nicht sehen können, ist die Aufmerksamkeitsspanne gering und die Ablenkung hoch. Moderator*innen und Präsentator*innen sollten daher langatmige Monologe und langweilige Präsentationen vermeiden! Wer für kurze Impulse sorgt und immer wieder interaktive Phasen (z. B. Umfragen) oder Pausen in die Konferenz einbaut, hält das Interesse aufrecht. Manchmal hilft es auch, die Teilnehmenden direkt anzusprechen. Auch noch wichtig: Manche Moderator*innen, die Live-Auftritte vor Publikum gewöhnt sind, irritiert es, vom Publikum kein direktes Feedback zu bekommen!

Netiquette und Verhalten

Wie verhalte ich mich in Webkonferenzen? Auch diese Frage taucht immer wieder auf. Und auch hier ist die Antwort abhängig von der Situation und dem Anlass der Konferenz.

Als Leitlinie gilt: Wie im realen Leben auch, kommen Respekt und Freundlichkeit am besten an. Was für das Treffen im Büro gilt, gilt meist auch online. Hier sind einige Leitlinien für das Verhalten im Webmeeting:

• Kleidung: Kleider machen Leute. Je weniger die Teilnehmenden sich kennen, desto wichtiger ist dieser Grundsatz. Wer nicht gesehen werden kann, kann theoretisch auch im Schlafanzug an der Teamsitzung teilnehmen. Wer jedoch im Bilde ist, d. h. per Kameraübertragung in die Webkonferenz zugeschaltet ist, sendet mit der Wahl einer angemessenen Kleidung wichtige vertrauensfördernde Signale und zeigt Respekt.
• Bildhintergrund: Viele Menschen nehmen aus dem Home-Office heraus an Webkonferenzen teil. Dabei ist zu beachten: Die Kamera überträgt auch einen Teil der Wohnung oder des Arbeitszimmers. Damit gibt man Privatsphäre preis. Wer das nicht möchte, sollte einen neutralen Hintergrund wählen oder die Kamera entsprechend ausrichten.
• Nebengeräusche/Störungen: Wer gerade nicht zum Meeting beiträgt, schweigt und schaltet das Mikro aus. Das vermeidet störende Nebengeräusche. Um trotzdem allen Fragen gerecht zu werden, hat es sich meiner Erfahrung nach bewährt, dass die Teilnehmenden in größeren Online-Meetings ihre Fragen in den öffentlichen Chat schreiben. Die Moderation oder die präsentierende Person kann darauf reagieren. Aber Achtung: Bei zu vielen gleichzeitigen Anfragen kann die Übersicht verloren gehen.
• Humor und Ironie: Auf Ironie und Humor sollte in Webkonferenzen weitgehend verzichtet werden. Beides setzt in der Regel einen passenden Kontext und ein gegenseitiges Verstehen voraus. Dies kann aber aufgrund der Beschränkungen während einer Webkonferenz nicht immer gewährleistet werden. Durch das mangelnde Feedback gibt es auch keine Gewissheit, ob ein Witz verstanden wurde.

Tipp: Gerade während der Corona-Zeit sind viele Menschen zur Arbeit im Home-Office verpflichtet worden. Das hat zur Konsequenz: Privates und Berufliches müssen vor Ort in Einklang gebracht werden. Nicht immer ist eine klare Trennung möglich. Verständnis für die Situation ist also angebracht, besonders dann, wenn ein Kind während einer Webkonferenz in den Raum kommt und ein dringendes Anliegen hat. Manchmal gibt es Situationen, die sind wichtiger als der Job!

Webkonferenz und Nachhaltigkeit

Webmeetings sind einfach zu organisieren. Das fördert auch Aspekte der Nachhaltigkeit.

Wer sich per Webmeeting regelmäßig austauscht und Kontakt hält. Tut was für sein persönliches Netzwerk und das persönliche Wohlbefinden. Denn: Kein Mensch ist eine Insel und wir brauchen den Austausch mit anderen. Wenn ein Treffen vor Ort nicht möglich ist, wie in Zeiten von Corona, oder weil Familien zu weit auseinander wohne, um sich regelmäßig zu treffen, funktioniert auch eine Webkonferenz.

Weiterhin gut: Reiseaufwand fällt nicht an. Durch den Wegfall einer Anreise der Teilnehmenden mit Auto, Bahn oder Flugzeug kann viel CO2 eingespart werden. Und das ist gut für den Klimaschutz. Und für den Geldbeutel.

Daher haben wir uns auch im TeRRIFICA-Projekt häufig online getroffen und zwei internationale TeRRIFICA-Online-Konferenzen durchgeführt. Daran teilgenommen haben über 70 Menschen aus vielen unterschiedlichen Ländern. Ein spannender internationaler Austausch, der als Vor-Ort-Veranstaltung in diesem Maß so kaum denkbar gewesen wäre. Das überbrückt Kulturdifferenzen, Kontinente und Zeitzonen.

Aber Online-Konferenzen sind nicht der Schlüssel für alles. Auch wenn die CO2-Einsparungen bereits Thema in wissenschaftlichen Studien waren, es gibt auch Szenarien und Berechnungen, in denen gerade die Effizienzsteigerungen durch Online-Meetings zu mehr Geschäftstätigkeit und neuen Mobilitätsmustern führen. Dadurch steigt der CO2-Ausstoß wieder und die gewonnen Einsparungen werden wieder zunichte gemacht (vgl. Clausen et al. 2019).

Fazit

Sei es die gemeinsame Arbeit, das gemeinsame Lernen im Web-Seminar oder einfach nur der Austausch mit den Großeltern, die ihre Enkel seit langer Zeit nicht gesehen haben: Für die Durchführung von Webkonferenzen gibt es viele Anlässe. Sie eignen sich hervorragend um Menschen, die sich persönlich vor Ort nicht treffen können, zu verbinden.

Die Möglichkeiten der Webkonferenzsysteme erlauben dabei eine meist reibungsfreie Kommunikation. Und davon kann das Miteinander profitieren – online und offline.

Aber genau wie es bestimmte Regeln für die Offline-Kommunikation gibt, gibt es diese Regeln auch im Internet. Mit Respekt und Verständnis für die anderen und etwas Ahnung von der Technik, ist man bereits gut für Webkonferenzen aufgestellt. Alles andere findet sich, wenn man auch bei der Durchführung von Online-Meetings daran denkt: „Form follows function.“

Und zu guter Letzt: Auch, wenn die Technik viele persönliche Treffen vor Ort ersetzen kann, auf den persönlichen Austausch und den persönlichen Kontakt vor Ort sollte man langfristig nicht vollständig verzichten. Denn wir brauchen den sozialen Kontakt, oder?

Referenzen

Clausen, J., Schramm, S., Hintemann, R. (2019). CliDiTrans Werkstattbericht 3-2: Virtuelle Konferen-zen und Online-Zusammenarbeit in Unternehmen: Effektiver Klimaschutz oder Mythos? Berlin: Borderstep Institut.